Mise en place d’un système d’information
Sur ce poste, au sein d’une organisation de taille moyenne, les informations de gestion (devis, facture, suivi de production, achats, base de contact) étaient stockées sur plusieurs fichiers excel, sans lien entre eux. La personne en charge était seule à savoir s’organiser avec ce système de fichiers. Cela constituait au total un véritable système d’informations. Utilisant un google drive saturé, cette personne ne pouvait plus synchroniser ses données : tout était sur un seul ordinateur portable. La comptabilité était gérée à part sur un autre portable, très ancien, sans licence logiciel maintenue donc indéplaçable et à court terme obsolète.
Le donneur d’ordre avait prévu d’envisager une transition sur un progiciel cible, en commençant par la partie métier (devis et facture) pour envisager la comptabilité ensuite. Le projet n’avait pu avancer correctement avant ma venue. En effet, les personnes-ressources côté métier manquaient de disponibilité et d’engagement sur le sujet. Il n’y avait pas de suivi assuré par le prestataire qui de son côté avait trop de clients et de projets à gérer pour s’impliquer au quotidien.
Mon travail consista donc :
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À changer les priorités du projet pour que la partie comptabilité/finance soit intégrée le plus en amont possible
En effet, j’ai noté que les personnes du métier ne feraient pas la démarche pour créer les devis dans le SI et réaliser le suivi CRM si cela ne permettait pas d’avoir des chiffres réels, si la gestion ne les y « forçait » pas.
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À coordonner de façon serrée le travail du prestataire, à démarcher d’autres prestataires potentiels pour voir si c’était vraiment le meilleur allié pour l’organisation et à trancher
Priorité objectif, livrable, fonctionnalité, résultat.
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À éviter les goulots d’étranglement informationnels sur une seule personne : mise en place d’alias de mél plutôt qu’une boîte personnelle par exemple
Et accompagner la personne pour qu’elle sache que son travail a été indispensable, même s’il convenait de mettre en place une organisation plus ouverte.
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À réaliser le métier d’AMOA qui je connais bien c’est-à-dire recueil de besoin, spécification, suivi de projet, tests avec constitution d’une équipe de key users, documentation, déploiement
Mes compétences-clés :
- capacité à s’auto-organiser dans un système complexe,
- capacité à repérer les nœuds, les blocages, « les actions qui font effet de levier »,
- prise en compte des façons différentes de travailler et
- aptitude à « traduire » des personnes qui ne se comprennent pas (technique/non technique, mode projet/mode fonctionnel)
Rédaction des spécifications d’un outil logiciel expert
Sur ce dossier, nous devions travailler avec un expert technique doctorant dans l’entreprise cliente. Il avait construit sur excel un outil sophistiqué qui intégrait son travail de thèse. L’objet de l’étude et du logiciel était d’optimiser les approvisionnements et la production du site en fonction de la modélisation qu’il avait construite. En résumé, dans ce travail, il « suffisait » de reprendre les fonctionnalités de l’excel, en y ajoutant les ajustements manuels que lui-même pouvait faire pour faire tourner le modèle. Une fois cette analyse réalisée, les fonctionnalités devaient être intégrées à un logiciel qui pourrait être transmis puis utilisé par les personnes en charge après le départ de l’expert technique.
Mon travail consista donc :
- À coordonner l’équipe projet, à nouer une relation de confiance avec le client
Il y avait un enjeu de ne pas imposer mes outils mais de travailler avec les outils existants, et en même temps d’acquérir de la légitimité dans un domaine où je n’étais pas spécifiquement outillée. Cela a nécessité adaptabilité et habilité.
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À comprendre aussi en profondeur que possible dans un temps limité le modèle mathématique et ses enjeux
Quand on développe un outil, à mon sens on ne peut le faire « sans comprendre ». Même si certains savent écrire des spécifications qui donnent le change sans avoir bien saisi le sujet (eh si, ça existe), cela pose très rapidement problème. Les calculs risquent de donner rapidement des résultats complètement faux qu’on ne saura pas corriger simplement, en évitant les rustines moches et les « usines à gaz ». Ce qui se conçoit bien s’énonce clairement.
- À anticiper les évolutions possibles du besoin dans un contexte industriel
Dans la mesure où on devait chiffrer une maintenance à moyen-long terme de l’outil. Pas possible de promettre la lune, il fallait se projeter sur des suites réalistes et réalisables.
Mes compétences-clés :
- implication, et
- application à bien saisir les enjeux du client et du modèle dans un contexte de complexité technique importante,
- capacité à coordonner, à suivre l’avancée de l’équipe,
- à lever et/ou contourner les blocages techniques grâce au travail du collectif,
- à se projeter dans le contexte d’utilisation
Diagnostic relatif aux outils de collaboration internes à une organisation
Dans le cadre d’un groupe de travail, j’ai effectué pour le donneur d’ordre un benchmark des outils de collaboration asynchrone, avec un budget extrêmement réduit.
Mon travail consista donc :>
- À clarifier succinctement le besoin
En identifiant les différents types d’utilisateurs potentiels et en les interrogeant sur leurs pratiques
- À effectuer le benchmark
Par rapport aux outils du marché mais également ceux utilisés par des organisations similaires
- A identifier un blocage projet interne
Des interdits non justifiés ont été exprimés par la personne en charge du pilotage, et une non-valorisation du travail effectué par le groupe de travail – qui s’est de ce fait désengagé – a été constatée. Il est de fait apparu qu’il n’était en réalité pas souhaité que ce projet avance. On peut appeler cela du projet-washing : on lance un projet pour donner l’impression de s’y intéresser, sans volonté de le voir aboutir.
Eh oui, tous les projets n’aboutissent pas à une transformation ou mise en place du système visé ! Selon mon expérience de chercheur, on obtient parfois des résultats qui vont dans le sens que l’on souhaite et d’autres non. Cela me dispose à parler aussi de ce genre de projets qui peuvent être révélateurs de problèmes occasionnels ou structurels. De fait, plusieurs mois après et tout-à-fait indépendamment, l’organisation en question a vécu une crise majeure liée à sa gouvernance.
Mes compétences-clés :
- capacité à m’adapter à un budget et un temps dédié contraints,
- détermination d’un scope d’étude adapté,
- recul pour comprendre les enjeux globaux,
- souci d’efficacité pour clarifier les éléments et conclure rapidement le projet en évitant les pertes de temps,
- capacité à prendre soin des personnes du groupe de travail, à fluidifier la relation et à relativiser les enjeux dans un contexte de tension
Organisation d’une association : mise en place d’une charte et évolution de la gouvernance
Sur ce sujet j’ai participé aux réflexions relatives à la mise en place de la structure associative permettant l’exploitation d’un tiers-lieu.
Mon travail consista donc :
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À organiser des rencontres des acteurs locaux, et à participer à l’animation de temps d’échanges pour les impliquer dans l’organisation
En veillant à l’aspect participatif de la prise de décision, avec des personnes identifiées comme pouvant s’investir dans un groupe de pilotage
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A proposer et faire proposer des contenus (charte), à faciliter des réunions où les sujets les plus centraux ont pu être abordés de façon explicite
Pour construire la mise en place de la structure sur des bases saines, et que chacun ait accès à un niveau d’information lui permettant une prise de décision éclairée
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À identifier les zones d’ombre / décisions prises qui pourrait desservir le projet : incompatibilité de valeur entre acteurs, décision non compatible avec l’objet social de l’association
Et de proposer de travailler sur ces points, de faire évoluer la situation
Mes compétences-clés :
- sens de l’engagement,
- expérience d’animation,
- capacité à comprendre des personnes s’exprimant sur des plans et des registres différents,
- centrage/alignement,
- aptitude à identifier les points de blocage,
- formation à la facilitation,
- connaissance des piliers et enjeux de la gouvernance participative et de la logique émotionnelle,
- aisance rédactionnelle
Migration d’une plateforme de formation en ligne
Pour cette mission, l’enjeu était d’auditer le fonctionnement de départ de la plateforme, et d’envisager quelles évolutions y apporter dans la mesure où la situation n’était pas satisfaisante : dépendance au prestataire, coût excessif, charte graphique et nom de domaine pas conformes et pas adaptables en l’état.
Mon travail consista donc :
- À effectuer un benchmark de solutions et de prestataires
Avec une enveloppe budgétaire limitée, nous avons pu capitaliser le travail précédemment fait en internalisant la compétence quand c’était possible, et en traitant directement avec les experts techniques quand c’était nécessaire
- À piloter la migration, coordonner le travail des prestataires sans perdre de donnée
Ce qui a impliqué d’avoir une vision d’ensemble sur la partie hardware et back-office (noms de domaines, hébergement, SSO, e-mail automatiques) aussi bien que sur le fonctionnel, et l’interface utilisateur (jusqu’au design des boutons !). Il a fallu garder une attention particulière sur la reprise de la base de données initialement partagée avec une autre structure : délimitation du scope de reprise avec le prestataire
- À accompagner les utilisateurs sur la nouvelle interface
Que ce soit les utilisateurs internes (formateurs/trices) et externes (personnes formées) : question légales liées à la RGPD et au DSA, design de l’accueil et de la charte d’utilisation, rédaction de documentations
- À assurer la maintenance applicative avec les prestataires
Dans un esprit d’amélioration continue
Mes compétences-clés :
- capacité à coordonner le travail de nombreux acteurs avec des temporalités différentes,
- aptitude à trouver des chemins nouveaux pas envisagés au départ – ici pour capitaliser le travail réalisé,
- à évaluer la pertinence des solutions potentielles et à trancher,
- fiabilité sur les engagements en temps et en résultat,
- engagement dans l’accompagnement